得意先別の売上表が、毎月の手間になる理由
売上表の作り直しがつらくなる理由は、集計そのものより、見たい切り口が毎月のように増えることにあります。
- 最初は「得意先別の月別売上」だけだったのが、「前年同月比」「上位10社の構成比」「新規と既存の別」と、表が増えていく
- 得意先の名寄せが人の作業になっている（「株式会社〇〇」と「〇〇（株）」が別の行になる）
- 営業担当者ごと、地域ごとに見たいと言われ、そのたびに別のファイルを作る
Excelで1つずつ作っていくと、ファイルが増え、どれが最新か分からなくなります。切り口を後から変えられる1つの画面にしておけば、表を作り直す作業そのものがなくなります。
画面にすると、何が良くなるか
基幹システムから出した売上のCSVを入れると、得意先を軸にした画面が出ます。
- 得意先ごとの月別売上と、前年同月との差が、一覧で出る
- 売上の多い順・伸びた順・落ちた順で、並べ替えられる
- 上位の得意先が全体の何割を占めているかが、グラフで見える
- 得意先を選ぶと、品目別の内訳や、月ごとの推移が開く
- 営業担当者・地域・得意先区分などで、絞り込める
会議の場で「この得意先は、去年の同じ時期はどうだった」と聞かれたときも、その場で画面を切り替えて答えられるのが、Excelの表を印刷して配る形との大きな違いです。必要な表は、Excelやフォーマット済みのPDFとして書き出せます。
得意先の名寄せは、先に決めておく
この題材でいちばん手間がかかるのは、実は画面を作ることではなく、得意先の名前をそろえることです。
基幹システムの得意先コードが売上のCSVに入っていれば、コードで集計できるため、名前の揺れは問題になりません。難しくなるのは、次のような場合です。
| 状況 | 進め方 |
|---|---|
| CSVに得意先コードが入っている | コードで集計する。名前はコードに対応づけて表示する |
| コードがなく、名前だけが入っている | 名前の揺れを一覧にして、同じ会社かどうかを人が決める表を作る（最初の1回が手間） |
| 1つの会社に、支店ごとの別コードがある | 親会社でまとめるか、支店のまま見るかを決める |
| 取引先の統合や社名変更があった | 変更の履歴を表にして、過去分を新しい名前に寄せるかを決める |
名寄せの決まりは、作る前に一緒に確かめます。推測で同じ会社と決めてしまうと、売上の数字が変わってしまうため、迷う組み合わせは人が決める形にします。
作るために必要な情報
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 売上のCSV | 直近12〜24か月ぶん（前年比を出すには1年以上が要る） | 前年との比較が出せない |
| 今の売上表 | 営業会議に出している表やグラフ | 何をどう並べればよいか分からない |
| 得意先の一覧 | コード・名前・区分・営業担当者・地域 | 絞り込みや担当者別が作れない |
| 売上の数え方の決まり | 返品の扱い、値引きの扱い、税込か税抜か | 今の表と数字が合わない |
金額や得意先名を伏せたCSVでも、列の並びと決まりが分かれば、見本の画面は作れます。実際の数字は、動くものを確かめる段階で入れます。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 得意先ごとの月別推移・前年比・上位順の画面 | 作れる（小さな範囲なら1ヶ月前後が目安） |
| 営業担当者・地域・区分での絞り込み | 得意先の一覧に項目があれば作れる |
| Excel・PDFへの書き出し | 作れる。様式が決まっていれば、その形に合わせる |
| 名前の揺れの整理 | 候補は出せる。同じ会社かどうかの判断は、人が行う |
| 売上の予測や、来月の見込みの自動作成 | 約束しない。過去の推移を見やすく出すところまで |
| 基幹システムへの書き戻し | 作らない（読むだけ） |
基幹システム側で似た帳票を出せるが、ほしい形ではない、改修に見積りが高いと言われた、という場合は、基幹システムのカスタマイズが高いときの記事も参考になります。
進め方と費用の目安
最初に、売上のCSV（伏せたものでも可）と、今の売上表を、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 得意先が数百社あっても大丈夫ですか？
- 一覧と絞り込みで見られるようにします。数が多いほど、並べ替えや上位表示が役に立ちます。件数が非常に多い場合は、動きを試してから、画面の作りを相談します。
- 毎月CSVを入れるのは、手作業ですか？
- 基幹システムからCSVを出す作業は、人が行う形が基本です。出したCSVを画面に入れるところは、ドラッグするだけにします。基幹から自動で出せる仕組みがあれば、その場合は自動化も相談できます。
- 売上の数字が、今のExcelの表と合わないときは？
- 原因の多くは、返品・値引き・税の扱いの違いです。作る段階で、今の表と数字を突き合わせ、どこが違うかを一つずつ確かめます。合わせたあとは、CSVの合計と画面の合計の一致を、毎回画面に表示します。
- 取引先ごとの粗利も見られますか？
- CSVに原価や粗利の列があれば見られます。CSVに入っていない場合は、原価のデータを別にいただく必要があり、その分の準備が増えます。原価の計算そのものの作り込みは、内容次第でお伝えします。