月末の集計が重くなる理由
集計そのものは足し算と割り算です。重いのは、その前後の作業です。
- 書き方がそろっていない：品番の表記ゆれ、時間の単位の違い、空欄や訂正が混じっている
- 写す作業がある：紙や別々のExcelから、集計用のシートへ手で転記している
- 間違いを探す時間：合計が合わないとき、どの日のどの行かを探している
つまり、集計を速くするには、集計の計算を直すより、「日々の入力の時点でそろえる」ほうが効きます。月末に慌てて直すのではなく、毎日の入力で、おかしな値にその場で気づける形にします。
月末の1日を、実際にどう使っているか
たとえば、事務の担当者が月末の最終日に、日報の束とExcelを前に、次の順で作業している場面です。
まず、各ラインの日報を日付順に並べる。次に、品番を集計シートへ写し、数量と時間を足す。最後に、合計が実績と合うかを確かめ、合わなければ該当の日の日報をもう一度探す。この最後の「探す」が、半日を食うことが多いです。
毎日の入力でそろえておけば、この探す作業が要らなくなります。入力した日に、数量が空欄なのか、極端な値なのかが分かるためです。月末は、集計の確認と報告書の書き出しだけが残ります。
集計を画面にすると、何が変わるか
日報の入力を、品番・数量・時間・不良数を選んで入れる画面にします。入力されたデータは、そのまま集計の元になるため、転記が要りません。
- 入力の時点で、品番は一覧から選ぶ（表記ゆれが起きない）
- 数量や時間が極端な値のとき、確認の表示が出る
- 日ごと・設備ごと・品番ごとの集計が、いつでも画面で見られる
- 月末は、集計の結果をExcelへ書き出して、これまでの報告書にそのまま使える
これまでの報告書の様式を変えたくない場合は、今のExcelの形に合わせて書き出します。画面を作ることが、報告の形を変えることにならないようにします。
作るのに必要な情報
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 今の日報の様式 | 現場が書く紙またはExcel | 入力画面の項目が決められない |
| 品番・設備・作業者の一覧 | 選ぶためのマスター | 自由入力になり、表記ゆれが残る |
| 集計したい切り口 | 日別・設備別・品番別、不良率など | 必要な集計が画面に出ない |
| 報告書の様式 | 月次報告のExcel | 書き出しの形が合わない |
最初に、直近1〜2ヶ月ぶんの日報（個人名を消したもので構いません）を見せていただけると、どこで表記がずれやすいかを先に確かめられます。
できること・難しいこと
正直にお伝えすると、現場が入力してくれないと、集計はできません。画面を作ることより、入力が定着するかのほうが大きな課題になります。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 日報の入力画面と、日別・設備別・品番別の集計 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 報告書のExcelへの書き出し | 様式を見せていただければ作れる |
| 設備から数量を自動で取り込む | データ次第（設備の側にデータを出す仕組みが要る。設備を操作する機能は作らない） |
| 不良の原因の自動判定 | お約束しない（原因の分類は人が入力する） |
進め方と費用の目安
最初に、いまの日報と月末の集計表（写真でも構いません）を、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料です。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。初期費用は0円、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。サーバーの利用料は実費で、止めるときは前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 今の日報の様式のままで使えますか？
- 現場が書き慣れた項目をそのまま入力画面にできます。項目を増やす場合は、現場の負担にならないか先に相談します。
- 手書きの日報も画面に取り込めますか？
- 撮影して読み取り、入力の下書きにする方法があります。読み取りは人が確かめる前提で、詳しくは別の記事で説明しています。
- 集計の結果を、今のExcelの報告書に使えますか？
- 報告書の様式に合わせて書き出せます。様式を変えたくない場合も、そのまま使えます。
- 過去の日報のExcelも取り込めますか？
- 列がそろっていれば取り込めます。表記ゆれが多い場合は、直す作業が出るため、先に状態を確かめてからお答えします。
- 現場の人が入力してくれるか心配です。
- 選ぶだけの入力にする、前日の内容を引き継ぐなど、負担を減らす工夫を入れます。定着するかは運用の問題でもあるため、作る前に相談させてください。
- 集計の計算式を、自分たちで直せますか？
- よく使う切り口（日別・設備別・品番別）は画面から選べるようにします。新しい切り口が必要になったときは、保守の範囲か、開発プランでの追加かを、内容を見てお伝えします。
- 入力を始めるとき、まず何から決めればよいですか？
- まず、集計で本当に見たい数字を2〜3個に絞ることをおすすめします。数量・時間・不良のうち、毎月の報告に使うものから始めれば、入力項目も少なく済み、現場の負担が小さくなります。