日報の打ち直しが減らない理由
日報を電子化しようとして、現場にタブレットを配ったものの、使われなくなった。そんな話もよく聞きます。手書きが残る理由は、おおむね次のとおりです。
- 作業の合間に、立ったまま、数十秒で書ける
- 手袋をしていても書ける。画面の操作は、手が汚れているとやりにくい
- 書き方が人によって違っても、読む人が見れば分かる
- 紙は、そのまま現場に貼っておける
つまり、書く側のやり方を変えるより、受ける側を変えるほうが現実的な場面が多くあります。事務所で、日報を写真に撮って画面に入れるだけにして、打ち直しをなくすという考え方です。
撮るだけの画面で、何が変わるか
日報の写真をスマートフォンやスキャナーで撮り、画面に入れます。AIが手書きの文字を読んで、日付・担当者・作業内容・作業時間などの入力欄に値を入れます。人は、入った値が写真と合っているかを見て、直すだけです。
- 日報の写真を、画面に入れる（複数枚をまとめて入れられる）
- 写真の横に、読み取った値が入力欄として並ぶ
- 怪しい読み取り（数字が曖昧、薄い文字など）に印が付く
- 人が直して、確定する
- 確定した日報が、日別・作業別・人別の表にたまる
たまったデータは、月末の集計や、基幹システムの実績取込用ファイルの元になります。打ち直しの30分が、確認の10分に近づくことが期待できますが、実際にどれだけ短くなるかは、手書きの癖と日報の様式で変わります。数字ではお約束できません。
正直な限界：手書きの読み取りは、人が確かめる前提
| 読み取りやすい | 読み取りにくい |
|---|---|
| 枠がある様式に、枠の中へ書いている | 枠をはみ出す、行をまたいで書く |
| ボールペンで、はっきり書かれている | 鉛筆の薄い文字、かすれたペン |
| チェック欄や、選ぶ形の記入 | 略字・独特の書き方・走り書き |
| 写真が正面から撮れている | 斜めの撮影、影、折り目 |
読み取りにくい書き方が多い場合は、様式を少し変えるほうが効果が大きいことがあります。たとえば、時間を書く枠を数字1文字ずつの欄にする、作業内容を選択式のチェックにする、といった工夫です。現場の書き方を大きく変えずに、読み取りやすい紙にします。
作るために必要なもの
- 実際の日報を数十枚（人によって、書き方が違うところを見たいため）
- 日報の様式（空の紙でもよい）
- 今の集計表（Excel）。何をどう集計しているか
- 集計の先があれば、その形（基幹の取込ファイルの例など）
実際の手書きを数十枚見せていただくのが、いちばん大切です。きれいな見本では、実際の精度は分かりません。読み取りを試した結果をお見せして、画面にする価値があるかを、先に判断していただきます。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 日報の写真を入れて、入力欄に読み取り、人が確かめて確定する画面 | 作れる（小さなツールとして1ヶ月前後が目安） |
| 確定した日報の、日別・作業別・人別の集計 | 作れる |
| 集計の結果を、基幹の取込ファイルの形で書き出す | 取込の仕様が分かれば作れる |
| 手書きを、人の確認なしに全自動で集計する | 作らない。誤りがそのまま実績になるため |
| 現場の人が、タブレットで直接入力する画面 | 作れる。ただし、紙のほうが楽という現場の事情は残る |
進め方と費用の目安
まず、実際の日報を数十枚と、今の集計の様子をメールで送っていただきます。読み取りがどの程度できるかを、見本の画面でお見せします。ここまでは無料で、画面にする価値があるかを見てから進められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。サーバーとAIの利用料は実費、初期費用は0円です。止めるときは前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 手書きの日報は、どのくらい正しく読み取れますか？
- 書き方と様式で大きく変わるため、数字ではお約束できません。実際の日報を数十枚お預かりして、試した結果をお見せします。そのうえで、人が確かめる前提の画面にします。
- 現場の人に、書き方を変えてもらう必要はありますか？
- 基本はそのままです。読み取りにくい項目が多い場合に限り、枠の作りを少し変える提案をします。変えるかどうかは、現場の様子を見て決めていただきます。
- カミデジとは何が違いますか？
- カミデジは、書類の写真やPDFを読み取って、決めたExcelに転記するサービスです。ツクデジでは、確認の画面を持つ、日報をたまった表として見る、基幹の取込用ファイルに整える、といった部分を、お客様専用に作ります。読み取りだけで足りる場合は、カミデジをおすすめします。
- 日報の写真を、AIに送って大丈夫ですか？
- 送ったデータが学習に使われない契約のAIを使います。日報に個人名が入る場合の扱いも含めて、何を送るかは、作る前にお伝えします。