進捗管理表（Excel）が古くなる理由
- 更新は人の手作業で、忙しいと後回しになる
- 表は1つなので、同時に直すと上書きが起きる
- 遅れているかどうかは、納期の列を見比べて、自分で判断している
- 現場の実際の進み具合と、表の内容がずれていく
原因は、表の作りではなく、「完了した」という記録が、現場の動きと別の場所にあることです。表を整えても、この構造は変わりません。
「あの案件、いまどこ？」と聞いて回る場面
顧客から「あの注文、いつ出せますか」と問い合わせが来たとします。事務所の人は管理表を見ますが、数日前の更新のままかもしれません。そこで、設計、製造、検査の担当者に順に聞いて回ることになります。
この流れの問題は、聞かれた現場の手も止まることです。答えるたびに作業が途切れ、事務所は答えが集まるまで顧客を待たせます。
画面で案件の位置がすぐ分かれば、この聞き回りが減ります。減るのは「聞く時間」で、現場の人の判断や作業そのものは変わりません。
カードが工程を流れる画面
画面では、受注、設計、製造、検査、出荷といった工程を列にして、案件をカードとして並べます。完了すると、カードが次の列へ進みます。
- 遅れている案件は、赤いカードで止まって見える
- 今日の出荷件数、遅れの件数が上に並ぶ
- 事務所からも現場からも、同じ画面を見る
ツクデジの無料プレビューには、カードが列を進む見本があります。
工程の列は、現場の言葉で決める
列の名前は、教科書どおりの工程ではなく、現場で実際に使っている言い方に合わせます。たとえば「切断」「曲げ」「溶接」「塗装待ち」「検査」「出荷待ち」のように、皆さんが普段言う区切りです。
- 区切りが細かすぎると、押す回数が増えて続かない
- 区切りが粗すぎると、止まっている場所が分からない
- 「待ち」の列を作ると、どこで滞っているかが見えやすい
最初は5〜6列ほどから始め、使いながら足したり減らしたりするのが現実的です。
いちばん大事なのは「完了の記録」をどう取るか
カードを動かすには、工程が終わったという記録が必要です。ここが、作る前に決めておくところです。
| 完了の取り方 | 向いている現場 |
|---|---|
| 現場が画面のボタンを押す | 工程が少なく、タブレットを置ける現場 |
| QRを読む | 現品票やかんばんがすでにある現場 |
| 基幹システムの実績を読む | 実績がすでに入力されている現場 |
| 事務所の人がまとめて更新する | 最初の一歩として。長くは続けにくい |
この選び方で、画面の作りも、続くかどうかも決まります。現場が自然に押せる形を、一緒に決めます。
作る前に集める情報
| 必要なもの | 例 |
|---|---|
| 案件の一覧の項目 | 受注番号、得意先、品名、数量、納期 |
| 工程の名前と順番 | 切断 → 曲げ → 溶接 → 検査 → 出荷 |
| 完了を記録する人と道具 | 各工程の担当者が、タブレットのボタンかQRで |
| 今の管理表 | Excelのファイル、または画面の写真 |
案件の種類で工程が変わる場合は、種類ごとの例を1〜2件ずつ教えていただければ十分です。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 工程ごとのカードと、遅れの表示 | 作れる（1ヶ月前後が目安） |
| QRやボタンでの完了の記録 | 作れる（QRデジの仕組みが近い） |
| 工程の所要時間から、遅れを予測する | 記録がたまってから。最初は約束しない |
工程の数や、案件の数が多い場合は、画面を分けて見やすくします。
Excelの管理表のままでよい場合・画面にした方がよい場合
| 見るところ | Excelのままでよい | 画面にした方がよい |
|---|---|---|
| 案件の数 | 同時に数件 | 常に十数件以上が動いている |
| 更新する人 | 1人で全部把握している | 工程ごとに担当者が違う |
| 問い合わせ | ほとんど来ない | 「いまどこ」と聞かれて、聞き回ることがある |
| 表の鮮度 | いつも最新 | 更新が遅れて、実際とずれることがある |
進め方と費用の目安
今の進捗管理表と、工程の名前をメールで送っていただければ、見本データの画面をお作りします。ここまでは無料です。
開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。
進め方は、管理表と工程の名前をメールで送る → 見本のカード画面を見ていただく → 列の名前や完了の取り方を現場の運用に合わせて直す → 実際の案件をつなぐ、の順番です。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 現場がボタンを押してくれるか心配です。
- そこが成功の鍵です。押す手間を最小にし（1タップ、またはQRをかざすだけ）、押さなくても困らない形から始めるなど、続く形を一緒に決めます。
- Excelの管理表は、そのまま使えますか？
- 今の表を取り込んで始められます。画面から、同じ形のExcelに書き出すこともできます。
- 工程が案件ごとに違います。
- 案件の種類ごとに工程の並びを変える形にもできます。最初は代表的な工程から始めるのがおすすめです。
- 遅れそうな案件を、事前に知らせてもらえますか？
- 納期に近づいて、まだ次の工程に進んでいない案件を知らせる形なら作れます。条件は作る前に決めます。
- 間違えて完了を押したとき、戻せますか？
- 前の列に戻せる操作を入れるかは、現場の運用を聞いて決めます。誤操作がよく起きるなら戻せる形に、記録の正確さを重く見るなら確認を挟む形にするなど、作る前に相談します。
- 今の紙の現品票は、なくなりますか？
- 無くす必要はありません。今の現品票にQRを印刷して、それを読む形から始められます。紙の運用を大きく変えずに、完了の記録だけを画面に集める進め方です。