Excelの計画表が重くなる3つの理由
多くの工場では、設備ごとの行に作業を並べ、セルの色や並び順で納期を表しています。作るときは頭の中で決まっているのに、変えるときに重くなるのは、次の3つが原因であることがほとんどです。
- ずらした影響が見えない：1件を前に入れると、後ろの何件が納期に間に合わなくなるかを、目で追って確かめている
- ルールが人の頭にある：この設備はこの品番しかできない、段取りに30分かかる、といった決まりが表に書かれていない
- 最新版がどれか分からない：特急のたびにファイルが複製され、現場に貼る紙と事務所の表がずれる
Excelの機能を足して直そうとすると、マクロが増えて担当者しか触れなくなりがちです。先に「何が重いのか」を、上の3つで切り分けるのがおすすめです。
特急が入った日の流れ：Excelと画面の違い
たとえば、朝の時点で今日の計画が決まっていたところへ、午前中に特急が1件入ったとします。Excelで組んでいる現場では、だいたい次のような流れになります。
- 特急の品番と納期を、空いていそうな設備の行に仮に入れる
- その設備の後ろに並んでいた作業の開始・終了時刻を、1件ずつ手で計算し直す
- 納期に間に合わなくなった作業に色を付け、ほかの設備に回せないかを探す
- 決まったらファイルを保存し、現場に貼る紙を刷り直す
この流れで時間を食うのは、2と3の「計算し直し」と「探す作業」です。ここは画面が肩代わりしやすい部分です。画面にすると、特急を置いた瞬間に、後ろの作業の時刻が動き、遅れる作業が赤くなります。
画面にすると、組み直しの何が速くなるか
計画を専用の画面にすると、まず作業をバーとして動かして、納期に遅れる作業がその場で赤く出るようにできます。これだけで、影響を目で追う時間がほぼなくなります。
- 作業をつかんで別の設備や時刻へ動かすと、遅れる件数と、終わる時刻がその場で変わる
- 特急を1件入れて、全体を自動で割り付け直す（ボタン1つ）
- 同じ画面を事務所と現場で見る（最新版が1つになる）
作るのに必要な情報（これが一番の仕事）
画面を作るだけなら難しくありません。時間がかかるのは、計画のもとになる情報を集めることです。最低限、次のものが要ります。
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 作業の一覧 | 品番・数量・納期・使う設備 | 計画の材料がなく、画面が空になる |
| 作業ごとの所要時間 | 1個あたりの時間、段取りの時間 | 終わる時刻が出せない（仮の時間で見本は作れる） |
| 設備と稼働時間 | 設備名、始業・終業、休止日 | 遅れの判定がずれる |
| 守りたい決まり | この設備でしか作れない、順番の制約 | 実際にはできない計画が出る |
基幹システムから作業の一覧をCSVで出せるなら、それを毎朝読み込む形にできます。出せない場合は、Excelの一覧を取り込む形から始めます。
最初から全部そろえる必要はありません。所要時間が分からない作業は、過去の実績から目安を仮に置いて始め、使いながら直していく形でも、見本は作れます。最初のメールには、今の計画表と、特急のときに実際どう組み直しているかを書いていただければ十分です。
できること・難しいこと
正直にお伝えすると、「最適な計画を自動で組む」までは約束できません。段取り替えの最小化、材料の入荷待ち、人の勤務、複数工程の同期まで入れると、専用の計画ソフトの領域になります。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 作業を動かして遅れが見える画面 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 設備の制約や段取りを入れた、簡易な自動割り付け | 決まりを聞いたうえで作る（決まりが多いほど時間がかかる） |
| 材料の入荷や人の勤務まで考えた最適化 | 専用の計画ソフトをおすすめする場合がある |
作らない方がよいものは、作る前にはっきりお伝えします。今のExcelで足りているところまで、画面にする必要はありません。
Excelのままでよい場合・画面にした方がよい場合
全部の計画表を画面にする必要はありません。目安は次のとおりです。
| 見るところ | Excelのままでよい | 画面にした方がよい |
|---|---|---|
| 組み直しの回数 | 月に数回 | 毎週、または1日に何度も |
| 組み直しの時間 | 30分ほどで終わる | 半日かかる |
| 計画表を見る人 | 作る人だけ | 事務所と現場の複数人 |
| 最新版 | ファイルが1つで迷わない | 複製が増えて、どれが最新か分からない |
進め方と費用の目安
最初に、今使っている計画表（Excelの写真でも構いません）と、困っている場面をメールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。サーバーやAIの利用料は実費です。
進め方は、次の順番です。
- メールで、今の計画表と、困っている場面を送っていただく
- LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお返しする
- 触っていただき、「設備の名前が違う」「この色の意味は逆」といったずれを伝えていただく
- 直しながら、実際の作業一覧をつなぐ
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- Excelのまままでよいのはどんなときですか？
- 作業が1日に数件で、設備も少なく、組み直しが月に数回なら、Excelのままで十分なことが多いです。組み直しに毎回半日かかる、最新版がずれる、といった困りごとがあるときが画面にする目安です。
- 今の基幹システムを変える必要はありますか？
- ありません。基幹システムはそのままに、計画だけを専用の画面にします。作業の一覧はCSVなどで受け取ります。
- 無料のプレビューでは、どこまで見られますか？
- 見本データで動く画面です。作業を動かす、特急を入れる、といった動きまで触れます。実際のデータでの動作は、お使いのデータをいただいてから確かめます。
- 計画の自動作成は、どこまで任せられますか？
- 簡単な決まり（設備ごとに順に割り付ける、納期の早い順など）であれば作れます。複雑な最適化は約束できないため、作る前に決まりをうかがい、できる範囲を先にお伝えします。
- 計画表が設備ごと・月ごとに何枚にも分かれています。
- 一覧にまとめられるなら、取り込めます。シートの分かれ方によって取り込み方が変わるため、最初のメールで今のファイルを見せていただき、どうまとめるかを相談します。