シフト表で人が足りなくなる理由
シフト表は、人ごとの行に勤務時間を書くのが一般的です。すると、見ているのは「誰がいつ働くか」で、「この時間は何人か」は頭の中で数えることになります。
- 12時から17時の人が多く、17時以降の人が少ないことに、並べて見ないと気づけない
- 必要な人数が時間帯で違う（昼と夕方は多く、朝は少ない）のに、表には書いていない
- 誰かの勤務を動かしたとき、他の時間帯への影響が分からない
つまり、足りない時間を見つける作業が、人の目と記憶に頼っています。ここを画面にするのが、いちばん効果が出やすい部分です。
ある日の夕方に起きること
たとえば、平日の夕方は来店が増えるので5人ほしい。ところがシフト表を見ると、昼から入っている人が多く、17時以降に残るのは3人だけだった。こういうことが、当日の夕方になって初めて分かります。
シフトを組んだ時点では、一人ひとりの勤務時間は妥当に見えています。足りなさは全員を縦に重ねて初めて見えるため、行ごとに眺めているだけでは気づきにくいのです。
急な欠勤が出た日も同じです。1人抜けた分が、どの時間帯に穴をあけるかを、その場で頭の中で数え直すことになります。
時間帯ごとの人数を、色で見せる
画面にすると、シフト表の下に時間帯ごとの「いる人数／必要な人数」の行を出せます。足りない時間は赤、そろっていれば緑です。
- 人のバーを左右にドラッグすると、人数の行がその場で変わる
- 足りない時間が何時間あるかが、画面の上に出る
- 「自動で埋める」で、足りない時間に入れる人を提案する（決まりの範囲で）
ツクデジの無料プレビューには、バーを動かして、赤が緑に変わる見本があります。
作るのに必要な情報
| 必要なもの | 例 |
|---|---|
| 時間帯ごとの必要人数 | 朝2人、昼3人、夕方5人など |
| 働く人の一覧 | 名前、働ける曜日・時間帯 |
| 守りたい決まり | 1日の上限時間、休憩、連続勤務の日数 |
| 今のシフト表 | Excelや紙の写真 |
必要人数は、現場の感覚で構いません。最初は大まかに決めて、使いながら直していくのが現実的です。
必要人数が決めにくいときは、過去に忙しかった曜日と時間帯を思い出して、「多い・ふつう・少ない」の3段階に分けるだけでも始められます。画面で赤が出る時間を見ながら、現場の感覚に合うように数字を直していけます。
最初のメールに書いていただくと話が早いものは、次のとおりです。
- 今のシフト表（写真で構いません）
- 時間帯ごとの必要人数の考え方（おおまかで構いません）
- 働く人が何人くらいいるか、曜日や時間帯の希望をどう聞いているか
- 一番困っている場面（例：夕方が足りない、土日が足りない）
できること・難しいこと
「足りない時間を見せる」「人を動かして確かめる」は、小さな画面として作れます。一方で、労働時間の法令や休憩、本人の希望、スキルの違いまで考えて、自動で最適なシフトを作るのは、難易度が大きく上がります。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 足りない時間の見える化、ドラッグで調整 | 作れる（1ヶ月前後が目安） |
| 決まりの範囲で、空いている人を提案する | 決まりを聞いてから作る |
| 法令・希望・スキルをすべて満たす自動作成 | 専用のシフトソフトをおすすめする場合がある |
Excelのままでよい場合・画面にした方がよい場合
| 見るところ | Excelのままでよい | 画面にした方がよい |
|---|---|---|
| 必要な人数 | 毎日ほぼ同じ | 曜日や時間帯で大きく変わる |
| 足りないことへの気づき | 組む人が把握できている | 当日になって気づくことがある |
| 調整の回数 | 月に数回 | 欠勤や変更が頻繁に出る |
| シフトを見る人 | 店長など1人 | 複数の人が見て、直す |
時間帯で必要人数が変わる現場ほど、画面にする効果が出やすくなります。
進め方と費用の目安
今のシフト表（写真で構いません）と、必要人数の考え方をメールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料です。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。
進め方は、メールで写真と必要人数の考え方を送る → LAIが見本の画面を作る → 触って、時間帯の区切りや色の意味を直す、という順番です。個人情報を含むため、実際の名前を入れるのは、画面の形が決まってからにします。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 今のExcelのシフト表は使えなくなりますか？
- 使えなくなることはありません。今のExcelを取り込む形、または画面からExcelに書き出す形を相談して決めます。
- パートさん本人がスマホで希望を出す機能はありますか？
- 別の機能として作れます。まずは、足りない時間の見える化から始め、必要になってから足すのがおすすめです。
- 人数が10人くらいの小さな店でも意味がありますか？
- 人数が少なくても、時間帯で必要人数が変わる現場なら意味があります。逆に、毎日同じ人数でよいなら、Excelのままで十分です。
- シフトのデータは安全ですか？
- 名前など個人情報を含むため、画面に入れる情報は必要最小限にします。AIにデータを送る場合は、学習に使われない契約のAIを使い、何を送るかは作る前にお伝えします。
- 急な欠勤が出た日にも使えますか？
- 欠勤の人のバーを外すと、足りなくなる時間帯がその場で赤く出ます。代わりに入れる人の候補は、決まりの範囲で提案する形にできます。誰に頼むかを決めるのは、人のままです。