月次集計が、なぜ毎月半日かかるのか
手順は毎月同じなのに、時間がかかる理由は、たいてい次の3つに分けられます。
- 貼り付けの手間とずれ：CSVの列の並びが月によって違う、空の行が混ざる、といったことで、貼ったあとの確認が必要になる
- 集計の式が壊れやすい：行が増えるたびに範囲を直し、先月の式を引き継いだつもりが一部が古いまま残る
- 確かめ方が人の目：合計が基幹の画面と合っているかを、毎回目で見比べている
1つ目と2つ目は、仕組みにすれば消えます。3つ目は、仕組みの側に「合っているか」の確認を持たせると、人が見る場所を減らせます。「数字を出す」より「数字が合っていることを確かめる」ほうに時間を使っている会社が多いのが実情です。
画面にすると、何が変わるか
月末の作業を、次の形にします。
- 基幹システムから、いつもどおりCSVを出す
- 画面にCSVをドラッグして入れる
- 「集計する」を押す
- 部門別・月別・品目別などの集計表とグラフが、いつもの形で出る
- 必要なら、Excelやフォーマット済みのPDFとして書き出す
貼り付ける作業は、なくなります。列の並びが違っていたり、必須の列が足りなかったりしたときは、集計せずに止まり、どこが違うかを画面に出します。数字だけがそれらしく出てしまうことを避けるためです。
- 先月との差、前年同月との差が、数字と色で並ぶ
- 合計が、CSVの合計行や基幹の合計と一致しているかを、画面が確認して表示する
- 過去の月の集計が残り、あとから見直せる
作るために必要な情報
いちばん大切なのは、今の集計表の完成形と、そのもとになるCSVを、実際のものでいただくことです。
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 基幹から出したCSV | 直近3〜6か月ぶん（個人情報や金額は、伏せたものでも可） | 列の違いや例外を見つけられない |
| 今の集計表の完成形 | 会議に出している表やグラフ | 何をどう並べればよいか分からない |
| 集計の決まり | 返品は引く、社内取引は除く、締め日は25日、など | 数字が今の集計と合わない |
| 合っているかの確かめ方 | 基幹の画面の合計と照らす、など | 画面の「合っています」に根拠がなくなる |
集計の決まりは、頭の中にしかないことが多い部分です。最初のやり取りで、今の表を作るときに「この行は除く」「この科目は別枠」と判断している点を、思い出せる限り書き出していただけると、あとが速くなります。
できること・難しいこと
基幹システムから出したCSVを読むところまでが、この記事の範囲です。基幹の中のデータを書き換えることはしません。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| CSVを読み込んで、決まった形の集計表とグラフを出す | 作れる（小さな範囲なら1ヶ月前後が目安） |
| 先月・前年同月との比較、合計の突き合わせ | 作れる |
| Excelやフォーマット済みのPDFへの書き出し | 作れる。ただし様式が複雑だと日数がかかる |
| CSVの列が毎月変わる、項目名が揺れる | 変わり方に決まりがあれば吸収できる。決まりがなければ、止めて知らせる形になる |
| 会計上の処理（仕訳・決算の確定） | 作らない。集計表を見やすくするところまで |
| 基幹システムからの自動取得 | 基幹側の仕組み次第。難しければ、CSVを人が出す形のまま |
基幹システムの改修が高いと言われて困っている場合は、基幹システムのカスタマイズが高いときの記事もあわせてご覧ください。こちらは、基幹はそのままに、出したCSVを受け取る側だけを作る話です。
進め方と費用の目安
最初に、直近のCSVと今の集計表を、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 集計表が何種類もあります。全部まとめて作れますか？
- 同じCSVから出す表なら、まとめて作れます。ただし表の数だけ日数はかかります。まず毎月いちばん時間がかかっている1つから始める進め方をおすすめします。
- CSVの列が、月によって違うことがあります。
- 違い方に決まりがあれば吸収できます。決まりがない違いは、集計せずに止めて、どこが違うかを画面に出します。それらしい数字を黙って出してしまうことは避けます。
- 集計の数字が合っているかは、どう確かめますか？
- CSVの合計や、基幹の画面の合計と一致しているかを、画面が毎回表示します。一致しないときは赤く出します。ただし、基幹側のCSV自体が誤っている場合は見つけられないため、最初の数か月は人の目と並べて確かめることをおすすめします。
- CSVのデータを、AIに送る必要はありますか？
- 集計そのものは、AIを使わずに決まった計算で行います。そのため、数字をAIに送らずに作れます。AIを使うのは、列の名前の揺れを読み替えるときなど、必要な場合だけです。送る場合は、何を送るかを作る前にお伝えします。
- Excelの集計表を、そのまま使い続けることはできますか？
- できます。画面で集計したものをExcelで書き出す形にすれば、今の配布や保管の流れは変えずに済みます。