点検の予定表で、抜け漏れが起こる場面
多くの工場では、設備の一覧の横に「前回の点検日」「周期」「次回の点検日」を並べ、担当者が毎月の初めに表を開いて確かめています。ところが、現場では次のようなことが起こります。
- 月初に見た表のあと、設備が増えたり周期が変わったりして、表と実態がずれる
- 点検を終えたのに、表に日付を入れ忘れ、次回の日付がそのままになる
- 担当者が休んだ週に、期限が来ていた点検に誰も気づかない
- 設備の数が増え、一覧が縦に長くなって、期限が近いものが埋もれる
どれも、点検する人の怠慢ではありません。表が「見に行く人の注意力」に頼っているのが原因です。点検の期限は、表のほうから知らせてくれるほうが、抜け漏れは起こりにくくなります。
画面にすると、何が良くなるか
点検の予定を専用の画面にすると、次の動きができるようになります。
- 期限が近いもの・過ぎたものが、画面を開いた瞬間に一番上へ出る（色も変わるので、探さなくてよい）
- 点検を終えたら、画面で「実施」を押して日付を入れるだけで、次回の日付が周期から自動で計算される
- 期限の数日前に、担当者へメールで知らせる（メールだけの仕組みで、特別な機器は要らない）
- 設備ごとの点検の履歴が残り、前回何を見たかをあとから探せる
とくに2つめは効果が出やすい部分です。表に日付を手で入れ直す作業がなくなるので、「入れ忘れで次回の日付がずれる」ことが減ります。
メールで知らせる仕組みは、どこまでできるか
通知は、登録したメールアドレスへ、期限が近い点検の一覧を送る形で作れます。たとえば「期限の7日前と、期限を過ぎた翌日」のように、送る日を決めておきます。
ただし、次のことは先にお伝えします。メールは相手が開かなければ読まれません。緊急の対応が必要な設備の異常のように、すぐ気づく必要のものは、メールの通知だけに頼らず、現場の運用（朝礼で画面を見るなど）と組み合わせるのがおすすめです。また、設備そのものを止めたり操作したりする機能は作りません。画面は、予定と記録を扱うだけです。
作るために必要な情報
画面を作ること自体は難しくありません。時間がかかるのは、点検の元になる情報を集めて整理することです。
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 設備の一覧 | 設備名・設置場所・管理番号 | 予定の並べ方が決まらない |
| 点検の種類と周期 | 日常点検・月次・年次、それぞれの周期 | 次回の日付を自動で出せない |
| 前回の点検日 | 今のExcelに入っている日付 | 最初の期限がずれる（仮の日付で始めることもできる） |
| 担当者とメールアドレス | 設備ごと、または点検の種類ごとの担当 | 誰に知らせるかが決まらない |
今のExcelの表がそのまま材料になります。きれいに整っていなくても、取り込むときに一緒に整理します。担当者のメールアドレスは、通知のためだけに使い、画面を見られる人は、必要な人に絞る形にします。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 設備ごとの予定一覧と、期限の色分け | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 実施の記録と、次回日付の自動計算 | 作れる |
| 期限前のメール通知 | 作れる（送る日と宛先を決めたうえで） |
| 点検結果（数値・良否）の記録 | 項目を聞いたうえで作る。現場でタブレットから入れる形もできる |
| 設備の稼働時間や走行距離に応じた周期の自動切り替え | 設備側のデータを読めるか次第。読めなければ、手で入れる形になる |
| 設備を止める・操作する、基幹システムの中を書き換える | 作らない |
法令で決められた点検の周期や記録の様式が関わる設備は、画面の作りより先に、何をどの様式で残す必要があるかを確かめる必要があります。ここはお客様の側で決まっている内容をうかがい、そのとおりに作ります。画面を入れたことで、法令上の要件を満たすことを保証するものではありません。
進め方と費用の目安
最初に、今使っている点検の予定表（Excelの写真でも構いません）と、困っている場面をメールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせいただければ、翌月から止められます。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 設備が数十台で、Excelのままでも回っています。画面にする意味はありますか？
- 期限の見落としが起きていなければ、Excelのままで十分なことも多いです。点検の抜け漏れがあった、担当者が休むと止まる、日付の入れ忘れで予定がずれる、といった困りごとが出てきたときが画面にする目安です。
- 今の保全のシステムや基幹システムを入れ替える必要はありますか？
- ありません。今のシステムはそのままに、点検の予定と記録だけを画面にします。設備の一覧などは、CSVやExcelで受け取ります。
- メール通知は、スマートフォンでも受け取れますか？
- 普段お使いのメールアドレスへ送るので、スマートフォンのメールで受け取れます。ただし、読まれるかどうかは受け取る人次第なので、重要な設備は運用と組み合わせることをおすすめします。
- 過去の点検の記録も取り込めますか？
- Excelに残っている記録は、取り込む形を作れます。表の形がばらばらな場合は、先に整理が必要になることがあり、その分の時間はかかります。
- 点検の結果を、写真つきで残せますか？
- 写真を添えて残す形は作れます。ただし、写真の中身をAIが判定して良否を決める、といった使い方は約束できません。写真は、人が見て確かめるための記録として使います。