手配表で、直前まで気づけない理由
手配をする担当者は、日ごとに「何人必要か」を現場から聞き、派遣会社や個人へ依頼し、返事をもらって表に書き込みます。この流れのどこで過不足が見えなくなるかを、切り分けてみます。
- 必要人数の変更が、表に反映されない：現場から「明日は2人増やしたい」と言われても、表の数字が前のままになる
- 返事待ちと確定が区別されない：「お願いした」と「来てもらえることが決まった」が、同じセルに混ざっている
- 同じ人の重複や、連続勤務の把握ができない：人ごとの予定を並べて見る表がなく、日付の縦の列しか見ていない
- 最新版がずれる：担当者のパソコンのファイルと、現場に貼る紙が一致しない
上の4つは、表の機能を足しても解決しにくいものです。「必要」と「手配済み」を、別々の数字として、同じ画面で見られることが、解決の入り口になります。
画面にすると、何が良くなるか
手配表を専用の画面にすると、たとえば次のような見え方ができます。
- 日ごとに「必要人数」「確定」「返事待ち」「不足」が並び、足りない日が赤く出る
- 人ごとの予定が1つの画面で見えて、同じ日の重複や、続けて入れている日数が分かる
- 現場の責任者が、自分の持ち場の必要人数を画面で更新すると、手配の担当者に伝わる
- 確定した手配の一覧を、日付ごとに印刷や共有できる
なかでも「不足が赤く出る」は、手配の担当者の仕事を大きく変えます。全体の表を目で追って足し算をしなくても、今どの日を先に動けばよいかが最初の画面で分かるためです。
人の情報をどう扱うか
手配表には、人の名前や連絡先、勤務した日が含まれます。画面にするときは、入れる情報を必要な範囲に絞ることをおすすめします。
- 手配に必要なのは、名前（または管理用の番号）、所属する派遣会社、勤務できる日くらい。住所や生年月日などは、手配表には入れない形にできる
- 画面を見られる人は、手配の担当者と現場の責任者に絞り、ログインした人だけが見る
- 日雇いの個人の連絡先は、通知が要る場合だけ持たせ、要らなければ持たない
個人の情報をAIに送って処理する使い方は、手配表では基本的に要りません。送る必要が出る場合は、どの情報をどこへ送るかを、作る前にお伝えします。給与の計算や社会保険の手続きのような、法令と結びつく処理は、この画面では扱いません。
作るために必要な情報
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 必要人数の出どころ | 現場ごと・日ごとの人数、時間帯 | 「不足」の基準が決められない |
| 今の手配表 | Excelの表（写真でも可） | 今の運用に合う画面にならない |
| 手配先の種類 | 派遣会社、個人の日雇い、協力会社など | 返事待ちや確定の流れを決められない |
| 守りたい決まり | 連続勤務の上限、同じ人を入れられない現場 | 実際にはできない手配を、画面が許してしまう |
必要人数が「経験で決めている」場合は、最初は担当者が画面で入力する形から始め、あとで基準を決めて自動にする進め方もできます。
できること・難しいこと
正直にお伝えすると、「誰をどこへ入れるのが一番よいか」を自動で決めることは約束できません。人の得意不得意、相性、移動の距離、法令の制約まで入れると、判断は人にしかできないことが多いためです。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 必要人数と手配済みの人数の見比べ、不足の表示 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 人ごとの予定の一覧と、重複・連続勤務の表示 | 作れる |
| 決まりを聞いたうえでの、簡易な割り付けの下書き | 決まりが少なければ作れる。決まりが多いほど時間がかかる |
| 派遣会社への依頼メールの下書き | 作れる。送るのは人が確認してから |
| 法令や契約の条件を満たす手配の自動作成 | 約束できない。人が確認する前提 |
割り付けの下書きを作る場合も、出てきた結果はあくまで案です。最終的な手配は、担当者が決めてください。
進め方と費用の目安
最初に、今使っている手配表と、困っている場面をメールで送っていただきます。個人の名前などは、伏せたり記号に置き換えたりして構いません。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 派遣会社ごとに、手配の方法がばらばらです。それでも画面にできますか？
- できます。手配先の種類ごとに、「依頼中」「確定」などの状態を持たせる形にします。方法が違っても、画面では同じ形で並べて見られます。
- 日雇いの人の個人情報が心配です。
- 手配に必要な情報だけに絞り、ログインした人だけが見られる形にします。住所や生年月日などを入れない形にもできます。入れる項目は、作る前にご相談のうえで決めます。
- 現場の責任者がパソコンを使いません。
- スマートフォンやタブレットで、必要人数を入力できる画面にできます。入力の項目は最小限にして、慣れていない方でも使える形を目指します。
- 人手が足りない日に、自動で手配してもらえますか？
- 約束できません。不足を早く見つけることまでを画面で支え、誰に頼むかは担当者が決める形です。依頼メールの下書きは作れます。