発注点に気づくのが遅れる理由
発注点とは、「この数を下回ったら、発注を始める」という目安の数です。多くの現場では、品番ごとの発注点を、Excelの表に持っています。それでも気づくのが遅れるのは、次のような場面が重なるからです。
- 在庫の数を、あとからExcelへ移している：基幹システムの数を、担当者が手で貼るため、貼った時点の古い数字を見ている
- 品番が多く、全部を見る時間がない：数百の品番を、毎日目で追うことはできない
- 発注点が、古いまま残っている：需要が変わったのに、数年前の発注点のままになっている
- 見る人が決まっていない：「誰かが見ているだろう」で、誰も見ていない日ができる
どれも「見る作業」が人の手に頼っているために起こります。足りない品番のほうから、画面に出てくる形にすると、見る作業の大半はなくなります。
画面にすると、何が良くなるか
基幹システムの在庫の一覧を読み込み、品番ごとの発注点と並べると、次のことができます。
- 発注点を下回った品番だけが、画面の一番上に並ぶ（全部の品番を見なくてよい）
- あとどれくらいで足りなくなるかが、「在庫数 ÷ 最近の使用量」から目安として分かる
- 品番ごとに、発注点を画面で直せる（直した日と直した人も残る）
- 毎朝、発注点を下回った品番の一覧を、担当者へメールで送る
とくに「全部を見なくてよい」ことが、毎日の作業を大きく変えます。見に行く表が、「足りないものだけの表」になるからです。
基幹システムの在庫は「読むだけ」
ここは、大事な約束として先にお伝えします。基幹システムの在庫の数は、読むだけです。書き換えることはしません。画面で在庫を増やしたり減らしたりして、基幹システムに戻すことは、作りません。
| 元のデータの出し方 | 画面への取り込み方 |
|---|---|
| 基幹システムから、在庫の一覧をCSVで出せる | 毎朝などに読み込む形にできる |
| 基幹システムのデータベースを、読むだけなら許可してもらえる | 読み取り専用の形で、つなぐ方法もある（情報システムの担当の方との確認が要る） |
| どちらも難しい | Excelの在庫表を取り込む形から始める（元の表の更新は、人の手のまま） |
読み込みの頻度は、毎日1回から始めることが多いです。「今この瞬間の在庫」が必要な場合は、つなぎ方によって、できる頻度が変わります。この点は、最初にうかがってからお伝えします。
作るために必要な情報
必要なものは、次のとおりです。
- 在庫の一覧（品番・品名・在庫数）の出し方
- 品番ごとの発注点（今のExcelにあるもの。ない品番は、あとで決める）
- 最近の使用量が分かる情報（出庫の履歴など。なければ、日数の目安は出さない）
- 知らせる相手と、知らせる頻度
発注点がまだ決まっていない品番が多い場合は、画面を作る前に、まず主要な品番の発注点を決めるところから一緒に整理します。ここを飛ばすと、画面に出る「足りない」が意味を持たなくなります。
できること・難しいこと
発注点そのものを、AIが決める使い方は、おすすめしません。需要の波や仕入れ先の納期、季節の動きなど、お客様の事情を知っている人が決めたほうが、外れにくいためです。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 発注点を下回った品番の一覧と、メール通知 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 品番ごとの発注点の管理と、変更の履歴 | 作れる |
| 使用量から見た、足りなくなるまでの日数の目安 | 出庫の履歴が読めれば作れる。あくまで目安 |
| 発注点の見直しの候補を出す | 過去の使用量から、案を出すところまで。決めるのは人 |
| 仕入れ先への発注書の自動作成・自動送信 | 下書きまで。送るのは人が確認してから |
| 基幹システムの在庫や発注データの書き換え | 作らない |
進め方と費用の目安
最初に、今使っている在庫表（Excelの写真でも構いません）と、基幹システムから在庫を出せるかどうかを、メールで教えてください。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 在庫の数が、基幹システムとExcelでずれています。
- 画面は基幹システムの数を読み込むので、手で貼り替えることによるずれは起こりません。ただし、基幹システムの側の数が実際の棚と合っているかは、別の話です。棚卸の運用と合わせて考えることをおすすめします。
- 品番が数千あります。それでも動きますか？
- 数千品番でも、一覧を出す形で動きます。ただし、品番ごとの発注点の設定が大きな作業になるため、主要な品番から始める進め方をおすすめします。
- リアルタイムで在庫が見たいのですが。
- つなぎ方によって、できる頻度が変わります。CSVで出す場合は、1日数回の読み込みが現実的です。読み取り専用でつなげる場合は、もっと短い間隔にできることもあります。最初にうかがいます。
- 発注点を自動で決めてもらえますか？
- 約束できません。過去の使用量から、見直しの案を出すところまでは作れます。決めるのは担当者の方です。
- 今の基幹システムを変える必要はありますか？
- ありません。基幹システムの在庫を読むだけで、そのまま使い続けられます。