棚卸のあとに、時間がかかる理由
紙で棚卸をする現場では、たとえば次のような流れが多いです。品番の一覧を印刷して、現場で数えて書き込み、紙を事務所に集めて、パソコンに入れ直して、帳簿の数と突き合わせる。
この流れで手間がかかるのは、次の3か所です。
- 転記：紙に書いた数字を、人がExcelへ入れ直す。読みにくい字や、桁の見間違いが、ここで入る
- 数え漏れ・二重カウント：どの棚を誰が数えたかが、紙の上では見えにくい
- 差異の確認が、すべて終わったあと：帳簿との差が分かるのは入力が終わってから。差の理由を調べるために、現場へ戻る
とくに3つめは、数え終わった現場の担当者が、もう別の作業に移っていることが多く、再確認の負担が大きくなります。
タブレット入力にすると、何が良くなるか
現場の担当者が、タブレットで品番を選び、数を入れる形にすると、次のことができます。
- 転記が要らない（入れた数字が、そのまま集計される）
- 数えた品番と、まだ数えていない品番が、画面で分かる（数え漏れを減らせる）
- 数えた直後に、帳簿の数との差が出る。差が大きいものは、その場で数え直せる
- 誰がいつ数えたかが記録に残る
- 数字の桁を間違えそうなときは、画面が「前回より大きく違います」と知らせる
とくに「その場で差が出る」ことが、再確認の負担を大きく変えます。現場にいるうちに数え直せるからです。品番にQRコードやバーコードを付けて読み取る形にすれば、品番の選び間違いも減らせます。QRコードの扱いについては、QRデジの案内もご覧ください。
帳簿の数との突き合わせ
差異を出すには、「帳簿上はいくつあるはずか」の数が要ります。これは基幹システムなどにある在庫の数を、読み込む形で用意します。基幹システムの在庫を、画面で書き換えることはしません。
| 元のデータの出し方 | 画面への取り込み方 |
|---|---|
| 基幹システムから在庫の一覧をCSVで出せる | 棚卸の前日などに読み込み、その数を帳簿の数とする |
| Excelの在庫表がある | その表を取り込む |
| 帳簿の数がない（初めての棚卸） | 差異は出さず、数えた結果の集計だけ行う |
棚卸の結果を、基幹システムの在庫に反映する（在庫の数を修正する）作業は、これまでどおり担当者の方が行います。画面からは、修正用のCSVやExcelを出せます。
作るために必要な情報
- 今の棚卸表（紙の写真で構いません）と、棚卸の流れ（誰が・どこを・何人で数えるか）
- 品番の一覧と、置き場所（棚番号など）の情報
- 帳簿の数の出し方（CSVかExcel）
- 使うタブレットやスマートフォンの種類（今お持ちのものを使う形が多い）
- 差異の許容の決まり（たとえば、数個の違いは許容する、など。なければ最初は全件を出す）
品番の一覧と置き場所が整理されているほど、画面は使いやすくなります。置き場所の情報がない場合は、品番の一覧だけで始めて、あとから足すこともできます。
現場が電波の届きにくい場所の場合は、先にお知らせください。つながらない場所で入力しても、あとで送れる形にできるかどうかは、作る前に確かめます。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 品番を選んで数量を入力、集計 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 帳簿の数との差異の表示 | 帳簿の数を読み込めれば作れる |
| QRコード・バーコードの読み取りでの品番の選択 | 品番に読み取れる印が付いていれば作れる |
| 数え終わっていない棚の一覧 | 置き場所の情報があれば作れる |
| 紙の棚卸表を、写真から読み取って入力する | 下書きまで。手書きの数字は読み間違いが出るため、人が確かめる前提 |
| 基幹システムの在庫の自動修正 | 作らない |
差異の理由（誰かが持ち出した、出庫の入力漏れ、など）を特定する作業は、画面ではできません。画面は、差が出た品番と、その数えた記録を見せるところまでで、理由を調べるのは担当者の方です。
進め方と費用の目安
最初に、今使っている棚卸表と、棚卸の流れをメールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。棚卸は年に数回なので、使わない時期の扱いは、契約の前にご相談ください。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 年に1〜2回しか棚卸をしません。それでも画面にする意味はありますか？
- 回数が少なくても、1回にかかる転記と確認の負担が大きいなら、意味はあります。毎回の負担が小さい場合は、紙のままで十分なこともあります。作る前に、今の負担をうかがって一緒に考えます。
- 現場の人数が多くて、同時に入力します。
- 複数のタブレットから同時に入力できる形にします。同じ品番を別々の人が数えた場合も、記録は別々に残るので、あとから確かめられます。
- 数えた数を、基幹システムに自動で反映できますか？
- 作りません。基幹システムの在庫の修正は、担当者の方が行う形です。画面から、修正に使うCSVやExcelを出せます。
- 古い紙の棚卸表を、画面に取り込めますか？
- 写真から読み取る下書きは作れますが、手書きの数字は読み間違いが出ます。人が確かめる前提でお使いください。過去の記録の取り込みは、必要性を聞いたうえでの判断になります。
- タブレットを新しく買う必要がありますか？
- 今お持ちのタブレットやスマートフォンで動く形を基本にします。ブラウザが使えれば動くため、専用の機器は要りません。