毎朝の「見比べ」が、なぜ起こるか
たとえば、次のような朝の風景があります。事務所の担当者が、基幹システムから出荷の一覧を出し、Excelに貼って、行き先や時間帯を加えて、倉庫へメールや印刷で渡す。倉庫の担当者は、それを見ながら準備をして、終わったら紙に印を付ける。夕方、事務所が「出荷できたか」を倉庫に聞いて、表に反映する。
この流れで見比べが必要になるのは、次の3つが重なっているためです。
- 予定が変わったことが、倉庫に伝わる手段が決まっていない：追加や変更が、メール・口頭・紙に分かれる
- 完了の記録が、紙や口頭で、あとから表に入る：入れるまでの時間だけ、実態と表がずれる
- 事務所用と倉庫用で、表が2つに分かれている：片方を直しても、もう片方は古いまま
Excelの共有機能を使っても、同時に開いて編集する人が増えるほど、誰かの変更が上書きされるおそれが出てきます。
画面にすると、何が良くなるか
出荷の予定を専用の画面にして、事務所も倉庫も同じものを見る形にすると、次のことができます。
- 出荷の1件ごとに、「予定」「準備中」「出荷済み」の状態が並び、今どこまで進んだかが分かる
- 倉庫の担当者が、タブレットやスマートフォンで、出荷を終えたらボタンを押すだけで記録できる
- 事務所の画面には、その瞬間に反映される（聞いて確かめる手間が減る）
- 予定の追加や変更があると、画面の上で目立つ形で示される
- 遅れそうなもの、今日の分で終わっていないものが、色で並ぶ
ここで大切なのは、同じ画面を、事務所と倉庫が同時に見ることです。表を2つに分けていた理由がなくなるので、見比べる作業そのものが要らなくなります。
基幹システムとの関係
出荷の元になる受注や出荷の指示は、すでに基幹システムの中にあることが多いと思います。画面は、その一覧を読み込む形で作ります。基幹システムの中身を書き換えることはしません。
| 元のデータの出し方 | 画面への取り込み方 |
|---|---|
| 基幹システムからCSVで出せる | 毎朝などに読み込む形にできる（取り込みの時間は決めておく） |
| Excelの表を人が整えている | そのExcelを取り込む形から始める |
| どちらも難しい | 画面から直接、出荷の予定を入れる形にする（二重入力になる点は、先に確認する） |
出荷が終わった記録を、基幹システムへ戻す（書き込む）ことは、作りません。画面で記録した出荷済みの情報は、画面の中と、CSVなどの出力で使います。基幹システム側への入力は、これまでどおり担当者が行う形です。
作るために必要な情報
最低限、次のものが要ります。
- 出荷の一覧の元（CSVかExcel）と、その中の項目（出荷日、得意先、品名、数量、行き先など）
- 今の出荷予定表の形（Excelの写真でも構いません）
- 状態の区切り方（「準備中」のあとに「検品待ち」を入れたい、など）
- 画面を見る人と、記録を入れる人（事務所・倉庫・営業のどこまで見せるか）
状態の区切りは、運用に合わせて決めます。最初は3つ（予定・準備中・出荷済み）のような簡単な形で始め、使いながら増やすほうが、続きやすいです。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 出荷予定の一覧と、予定・準備中・出荷済みの状態 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| タブレットやスマートフォンでの、出荷完了の記録 | 作れる |
| CSVやExcelからの、毎日の取り込み | 作れる |
| 運送会社の集荷時刻との突き合わせ表示 | 時刻を入れる形なら作れる。運送会社のシステムとの連携は、読める情報があるか次第 |
| トラックの積み込み順や配送ルートの自動最適化 | 約束できない。簡易な並べ替えまで |
| 基幹システムへの出荷実績の書き戻し | 作らない |
出荷の1件ごとの現物の確認（数と品名が合っているか）は、人が見る作業のままです。画面は、その結果を記録する場所になります。
進め方と費用の目安
最初に、今使っている出荷予定表と、困っている場面をメールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 倉庫の担当者が、タブレットを使い慣れていません。
- 押すボタンを少なく、大きくした画面にします。最初は「出荷済み」を押すだけの形から始めて、慣れてから項目を足す進め方をおすすめします。
- 出荷の予定が、1日に何度も変わります。
- 変更が入ると画面の上で目立つ形で示されるので、倉庫の側で見落としにくくなります。変更の履歴も残せるので、「いつ誰が変えたか」はあとから確かめられます。
- 今の基幹システムの出荷の仕組みを置き換えるのですか？
- 置き換えません。基幹システムはそのままに、出荷の予定と完了の見える化だけを画面にします。基幹システムの中身を書き換えることもしません。
- 出荷の写真を残すことはできますか？
- 写真を添えて記録する形は作れます。積み込みの状態を、あとから見返すための記録として使います。写真からAIが数を数える使い方は約束できません。