紙の稟議・回覧で、何が止まるのか
紙の回覧が滞る理由は、人の怠慢ではなく、仕組みにあります。
- 持ち主が不在だと、止まる：承認者が出張・外出していると、書類は机の上で待つだけになる
- 現在地が分からない：申請した人が、今誰のところにあるかを、1人ずつ聞いて回っている
- 差し戻しの連絡が遅れる：不備があって戻すとき、書類を戻す手間と連絡の手間が二重にかかる
- 控えが探せない：決裁済みの書類を、ファイルの中から探し出すのに時間がかかる
紙で回すこと自体を悪者にする必要はありません。困っているのは、「見えないこと」「持ち主が動けないと止まること」で、そこだけを画面にすれば、解決することが多いです。
スマホで回すと、何が良くなるか
申請者が画面で稟議を起こし、承認者のスマホに知らせが届き、内容を見てその場で承認や差し戻しをする、という形にします。
- 出張先や移動中でも、スマホで内容を見て承認できる
- 各申請が、今誰の承認待ちで、何日止まっているかが一覧で見える
- 差し戻しの理由が、その場で申請者に届く
- 決裁済みの申請を、日付・申請者・件名で探せる
- 一定の日数止まったら、承認者や管理者に知らせを送る
稟議書の添付（見積書・図面・写真など）も、画面から開けるようにします。紙の稟議書に、見積書をクリップで留めて回していた運用が、そのまま画面に置き換わるイメージです。
電子署名・押印の効力については、扱いません
画面で承認した記録は、誰が・いつ・どの内容を承認したかとして残せます。ただし、それが押印や署名の代わりとして認められるかは別の問題です。今の押印をやめる前に、確認しておくべき点として、あらかじめ書いておきます。
たとえば、取引先に出す契約書や、法令で書面が求められている書類は、画面の承認とは別に、今までの方法を続ける場合もあります。社内の稟議だけを画面にして、外に出す書類は今のままという分け方は、よく選ばれます。
作るために必要な情報
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 今の稟議書・回覧の書式 | 紙の様式（写真やPDFで可） | 画面の入力欄が、今の書き方と合わなくなる |
| 承認の流れ | 申請者 → 課長 → 部長 → 社長、金額によって経路が変わる、など | 承認者の順番が作れない |
| 承認者の一覧 | 名前・役職・メールアドレス・代理の人 | 知らせを届けられない、不在時に止まる |
| 止まったときの決まり | 何日で催促するか、代理承認を認めるか | 滞留の知らせが付けられない |
金額や部署によって経路が変わる場合は、その決まりの一覧（「100万円以上は部長まで」など）をいただくと、経路を自動で決められます。決まりが人によって曖昧なときは、まず決まりを一緒に整理するところから始めます。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 申請・承認・差し戻し・状況一覧・知らせ | 作れる（小さな範囲なら1ヶ月前後が目安） |
| 金額や部署による承認経路の切り替え | 決まりが整理できていれば作れる。例外が多いと日数がかかる |
| 紙の書類を撮影して、画面に取り込む | 作れる。文字の読み取りは完璧ではなく、人が確かめる前提 |
| 決裁済みの書類の検索 | 作れる |
| 押印・電子署名と同じ法的な効力があるとお伝えすること | 扱わない（社内規程や専門家に確認していただく） |
| 会計や基幹システムへの自動登録 | 作らない。承認の記録をCSVで出すところまで |
進め方と費用の目安
最初に、今の稟議書や回覧の様式と、承認の流れの決まりを、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 紙の稟議を、いきなり全部やめないといけませんか？
- いいえ。種類を絞って始める方法があります。たとえば、社内の購入申請だけを画面にして、他は今までどおりにする、といった進め方です。うまくいった種類から広げられます。
- スマホを持っていない承認者がいても使えますか？
- パソコンのブラウザからも、同じ画面を使えます。スマホ専用の作りではありません。
- 承認の記録は、どのくらい保管できますか？
- 決裁済みの記録は、画面から検索でき、CSVで書き出すこともできます。保管の期間や、法令上の保存の決まりへの対応は、お客様の規程によって変わるため、作る前にうかがいます。
- 画面での承認は、押印の代わりとして認められますか？
- お答えできません。社内規程や取引先との取り決め、書面が必要な法令によって変わります。この画面は、承認の流れと記録を見えるようにするものです。必要な場合は、社内の担当部署や専門家にご確認ください。
- 承認者が不在のときは、どうなりますか？
- 代理の承認者を、あらかじめ決めておく形にできます。一定の日数止まったときに、代理や管理者へ知らせを送る設定も作れます。誰を代理にできるかは、お客様の規程に合わせます。