稟議の承認ルートが人によって違う。Excelで回している承認を、画面で管理する方法

承認が止まるのは、ルートと居場所が見えないから

稟議が遅れる原因は、承認する人が悩んでいる時間より、申請が誰の手元にあるのか分からない時間のほうが長いことが少なくありません。毎朝、次のようなことが起きていないでしょうか。

• 申請者が「あの稟議、いまどこですか」と総務に聞きに来る
• 金額が変わったのに、古いルートのまま回してしまい、あとで承認者が足りないと分かる
• 課長が出張中で、代わりに誰が承認してよいのか、その都度確かめている
• Excelの申請書をメールで回すうちに、版が複数に分かれる

原因を分けると、ルートの決まりが人の記憶にあることと、進み具合が1か所で見えないことの2つです。どちらも、画面にすれば解決しやすい部分です。

画面にすると、何が良くなるか

申請者は、ブラウザの画面に必要事項を入れます。金額・部署・案件の種類を入れると、あらかじめ決めたルールに従って、承認する人の並びが自動で出ます。 承認者には通知のメールが届き、画面から承認か差し戻しを選びます。

• 申請ごとに、いま誰の手元にあるかが一覧で見える
• 金額や部署を直すと、承認ルートも自動で作り直される
• 不在の人の代わりに承認する人を、あらかじめ決めておける
• 承認の日時と、差し戻しの理由が履歴に残る
• これまでのExcelの申請書と同じ形の一覧を、出力できる

申請書の様式は、今使っているものに合わせます。紙の稟議をスマホで回すことに絞った話は、別の記事（紙の稟議・回覧をスマホで回す方法）を参照してください。この記事は、ルートが複雑で、決まりを持たせたい場合を主に扱います。

作るために必要な情報

いちばん大切なのは、承認ルートの決まりを文章か表にして出していただくことです。Excelの表のままで構いません。

決まりが書かれたものがなく、担当者の頭の中にだけある場合は、過去の稟議を数か月ぶんいただければ、そこからルートの決まりを書き出して、確認をお願いします。ここは、最初に時間がかかる部分です。

できること・難しいこと

また、ルートの決まりが毎年のように変わる場合は、変更のたびに直しが必要です。画面から担当者が設定を変えられる範囲と、LAIに依頼する範囲を、作る前に決めておきます。

進め方と費用の目安

承認ルートの決まりと、今の申請書の様式を、メールで送ってください。ルートが文章になっていなくても、過去の稟議があれば、そこから整理します。ここまでは無料で、作れる範囲と目安をメールでお返しします。

開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。小さなツールなら1ヶ月前後が目安で、作り終えたら保守（ツール1本あたり月1万円）だけになります。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。

よくあるご質問

電子署名や押印の代わりとして使えますか？

扱いません。誰がいつ承認したかを残す社内の管理の道具で、法的な効力を持たせる機能は作りません。社内規程や契約での扱いは、お客様側でご確認ください。

承認ルートの決まりが文章になっていません。

過去の稟議を数か月ぶん送っていただければ、そこからルートの決まりを書き出し、合っているかを確認していただきます。ここが最初の山ですが、決まりを書き出すこと自体が、社内の整理にもなります。

承認者が不在のときは、どうなりますか？

あらかじめ、代わりに承認する人を決めておけます。誰が不在かは、画面から設定します。代理で承認した場合は、その旨も履歴に残ります。

会計システムと連携できますか？

承認の結果を一覧やCSVで出すことはできます。会計システムの中へ書き込む機能は作りません。連携の範囲は、お使いのシステムを伺ってから決めます。

小さく始めることはできますか？

できます。まず1種類の稟議（たとえば購買の申請だけ）から作り、動かしながら対象を増やす進め方がおすすめです。