突き合わせが重くなる理由
納品書と検収の突き合わせでは、1件ごとに、次のようなことを見ています。
- 納品書の品番・数量が、発注と合っているか
- 検収した数量（実際に受け取った数）と、納品書の数量が合っているか
- 単価が、発注や見積もりと合っているか
- 請求の金額が、納品の合計と合っているか
Excelで行うと、次の原因で手間が膨らみがちです。
- 納品書は紙やPDFで、数字を手で入力している（ここで打ち間違いが入る）
- 仕入先ごとに、納品書の様式が違う
- 分納（1回の発注が2回以上に分かれて届く）で、どこまで入荷したか追いにくい
- 品番の表記が、仕入先と自社で違う
- 差異が見つかっても、仕入先への連絡の記録が別の場所にある
つまり、突き合わせの計算ではなく、データを集めてそろえる作業に、手間の大半があります。
画面にすると、何が良くなるか
発注の一覧、納品書の内容、検収の記録を、1つの画面で照らし合わせます。合っている行は隠れ、合わない行だけが前に出るのが、いちばんの違いです。
- 納品書の内容は、写真やPDFから表にして取り込む（打ち直しをなくす）
- 発注の一覧と、品番・数量・単価を自動で照らす
- 差異の種類（数量違い、単価違い、発注にない品番、未入荷）が、色と言葉で示される
- 差異の行に、仕入先へ確認した内容と結果をメモできる
- 月ごとの、差異の件数と金額が見える
人が見るのは差異の行だけになるので、確認の時間は、全部を見る場合より短くなると考えられます。ただし、差異が多い月は、それだけ見る行が増えます。何割減るとはお約束できません。
作るために必要な情報
突き合わせの画面は、照らす相手のデータがあるかで決まります。
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 発注の一覧 | 基幹から出したCSV、またはExcel。発注番号・品番・数量・単価 | 照らす相手がなく、納品書だけの確認になる |
| 検収の記録 | 検収した日・数量。今のExcelやシステムの出力 | 受け取った数との照合ができない |
| 納品書の実物 | 仕入先ごとの様式を、数枚ずつ | 表にする設定ができない |
| 品番の対応表 | 仕入先の品番と、自社の品番 | 品番の食い違いが、すべて差異になる |
| 差異の許容の決まり | 数量は±いくつまで、単価は端数の扱い | 小さな差まで全部、差異として出る |
「許容の決まり」は、画面を作る前に、会社として決めておくところです。ツクデジで決めることはしません。決まっていない場合は、まず全部を差異として出して、運用しながら調整する進め方もできます。
できること・難しいこと
ツクデジが作るのは、突き合わせて、差異を示し、記録を残す画面までです。基幹の中の検収データや支払いを書き換えることは、作りません。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 発注・検収の一覧と、納品書の内容を突き合わせて、差異を示す画面 | 作れる（小さなツールとして1ヶ月前後が目安） |
| 納品書の写真・PDFを表にして取り込む | 作れる。読み間違いは起こるため、人が確かめる前提 |
| 差異のメモ、月ごとの件数と金額の集計 | 作れる |
| 仕入先ごとの様式の違いへの対応 | 様式の数だけ設定が要る。数が多いと期間が延びる |
| 支払い処理や、基幹の検収データの書き換え | 作らない |
| 手書きの納品書や、状態の悪いFAXの読み取り | 読み間違いが増える。差異として出た行を人が見る形にする |
進め方と費用の目安
今使っている突き合わせのExcelと、納品書の実物を数枚、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけです。1ヶ月ごとの更新で、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円、サーバー・AIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 納品書の読み取りだけなら、カミデジで足りますか？
- 納品書を読み取って、決めたExcelに転記するだけであれば、カミデジで足ります。その先の、発注・検収と自動で照らす、差異を示して記録を残す、といった仕組みが要る場合に、ツクデジで画面を作ります。
- 今の基幹システムを変える必要はありますか？
- ありません。基幹から発注や検収の一覧をCSVなどで出していただき、それを使います。基幹の中は書き換えません。
- 分納があっても、突き合わせられますか？
- 発注番号ごとに、これまでの入荷数を足して、残りを示す作りにできます。分納の出し方の決まりを、お聞きしてから作ります。
- 差異の判定は、どこまで自動でできますか？
- 数量・単価・品番の食い違いを、決めた許容の範囲で見つけるところまでです。差異の原因を判断する、仕入先と調整する、といった判断は、人の仕事です。