外注の納期管理が追いつかなくなる理由
- 更新する人が決まっていない：出したのは現場、納期を聞くのは購買、表を直すのは事務、と分かれている
- 「戻った」の記録が残らない：納品書は届くが、表に戻りの日を入れる作業が後回しになる
- 外注先ごとに表が違う：外注先ごとにファイルがあり、全体で何が出ているかが一覧できない
どの原因も、Excelの作りの問題というより、「誰がいつ記録するか」が決まっていないことです。画面にするときも、先にここを決めておかないと、更新されない画面が1つ増えるだけになります。
ある週の場面：熱処理の戻りが遅れているとき
熱処理に出した部品の戻りが、予定より2日遅れているとします。表の上では「来週月曜戻り」のままで、組立の担当者はそれを信じて段取りを組んでいる。実際には、外注先へ確認した購買の担当者だけが、遅れを知っています。
外注の一覧に、確認した結果を入れる場所があれば、購買が入力した瞬間に、組立側の画面の予定も変わります。遅れの影響を受ける案件も、同じ画面で拾えます。
- 予定が変わった日付と、変えた人の記録が残る
- 影響を受ける案件を、品番から探せる
- 遅れの理由（外注先の都合・材料待ち）を一言残せる
画面にすると、何が見えるようになるか
外注に出した案件を、外注先ごとではなく全体の一覧として扱います。出した日と戻りの予定が並び、予定を過ぎたものが色で示されます。
- 外注先ごと・品番ごと・戻り予定日ごとに、一覧を切り替えて見られる
- 戻り予定を過ぎた案件、今週戻る案件が、ひと目で分かる
- 外注先に確認した結果（戻りの予定が変わった）を、その場で入力できる
- 遅れそうな案件があるとき、決まった宛先へメールで知らせる
外注先の側に何かを入れてもらう必要はありません。社内の記録だけで完結する形から始められます。
完了の記録の取り方
見える化の精度は、「戻った」をどう記録するかで決まります。次のような方法を、現場に合わせて選びます。
| 記録の方法 | 向いている現場 | 注意点 |
|---|---|---|
| 受入の場所で、タブレットで品番を選んで「戻り」を押す | 受け入れ担当が決まっている | 受入のたびに操作する習慣が要る |
| 納品書の写真を撮って、品番と数量の下書きを出す | 納品書の様式が外注先ごとに決まっている | 読み取りは人が確かめる前提 |
| 品物に付いた札のQRを読む | 札を付ける運用がすでにある | 札の運用を新しく決める必要がある |
どれか1つを選ぶのではなく、一番続けやすい方法から始めるのがおすすめです。
できること・難しいこと
正直にお伝えすると、外注先が遅れる理由そのものは、画面では解決できません。画面でできるのは、遅れに早く気づき、早く手を打てるようにするところまでです。
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 外注の一覧、予定超過の色表示、戻りの記録の入力 | 作れる（小規模なら1ヶ月前後が目安） |
| 遅れそうな案件のメールでの通知 | 作れる（宛先と条件を決めて） |
| 外注先が自分で戻り予定を入力する画面 | 別の相談（外注先の協力が要るため、まず社内の記録から） |
| 外注先の工場の進み具合の自動把握 | お約束しない（外注先の設備には触れない） |
進め方と費用の目安
最初に、いまの外注の管理表（Excelの写真でも構いません）と、「戻った」をどう確かめているかを、メールで送っていただきます。LAIが見本データで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料です。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。初期費用は0円、小さなツールなら1ヶ月前後が目安です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。サーバーの利用料は実費で、止めるときは前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 外注先にも何かしてもらう必要がありますか？
- いいえ。最初は社内の記録だけで完結する形から始められます。外注先の入力は、必要になってから別に相談します。
- 外注先ごとのExcelが十数個あります。
- 列がそろっていれば、まとめて取り込めます。列の違いが大きいときは、取り込みの前に整える作業が出るため、見せていただいてから見立てをお伝えします。
- 遅れの通知は、誰に届きますか？
- 決めた宛先へメールで届きます。外注先ごとに担当者を分けることもできます。
- 基幹システムの外注発注のデータは使えますか？
- CSVなどで出せれば、読み込んで使えます。基幹システムの中を書き換えることはしません。
- 外注先へのメールの催促も画面からできますか？
- 遅れそうな案件の一覧から、問い合わせのメールの文面を作るところまでは作れます。送るかどうかは人が決める形にして、勝手に外注先へ送ることはしません。
- 外注先が増えたり減ったりしても使えますか？
- 外注先は一覧に足したり外したりできます。外注先ごとの得意な加工や、いつも何日で戻るかの実績も、使いながら記録に残せるため、次に出すときの戻り予定の目安にできます。