見積依頼のメールで、毎朝やっていること
見積依頼の受付は、地味ですが手間のかかる作業です。よくある流れは次のとおりです。
- 受信箱を開き、見積依頼のメールを探す（件名に「見積」と書かれていないものもある）
- 添付の図面を保存し、図面番号・品名・数量・希望納期を本文から拾う
- 案件の一覧表（Excel）に1行足し、担当者を決めて、回答期限を書く
- 同じ依頼を二重に受けていないか、過去の見積りに同じ図面がないかを確かめる
ここで困りごとが起きやすいのは、手間そのものよりも、取りこぼしと二重対応です。担当者が休みの日に届いた依頼が、誰にも見られないまま1日たつ。改訂版の図面に気づかず、古い図面で見積もってしまう。こうした失敗は、受付がメールの受信箱という「個人の場所」にあることから起きます。
画面にすると、何が良くなるか
専用の受付用アドレスを決め、そこに届いたメールを自動で取り込んで、案件ごとの一覧にします。メールを開いて写す作業を、画面が代わりにやるイメージです。
- 届いたメールが、案件の一覧に1行ずつ並ぶ（取引先・件名・受信日時・添付図面の数）
- 図面番号・品名・数量・希望納期を、メール本文と図枠から読み取って下書きの欄に入れる
- 未対応・対応中・回答済みが色で分かり、回答期限が近い案件が上に来る
- 同じ取引先・同じ図面番号の過去の案件が、横に並んで見える
- 担当者を決めると、その人の画面に出る（休みの日でも、他の人が見つけられる）
正直な限界：メールと図面の読み取りは、完璧ではありません
先にお伝えしておくことがあります。
| 読み取りやすい | 読み取りにくい |
|---|---|
| 件名や本文に、数量・納期が決まった書き方で並んでいる | 「前回と同じで」「いつもの件」など、過去のやり取りが前提の文面 |
| 図枠に図面番号・品名・材質が書かれたCADのPDF | スキャンの傷みがある図面、手書きの追記が多い図面 |
| 取引先ごとに書式が決まっている | 1通に複数の依頼が混ざっている、メールの転送が重なっている |
読み取れなかった項目は、空欄のまま「要確認」と出します。それらしい値を補って埋めることはしません。
作るために必要な情報
いちばん大切なのは、実際に届いた依頼のメールと添付図面を、数件から十数件いただくことです。取引先ごとの書き方の癖は、実物を見ないと分かりません。
| 必要なもの | 例 | ないとどうなるか |
|---|---|---|
| 実際の依頼メールと図面 | 取引先の違う5〜10件ぶん | 読み取りの試験ができない |
| 受付用のアドレス | 専用に新しく作るか、既存の共有アドレスを使う | 個人の受信箱は取り込めない（個人宛のメールは対象外にする） |
| 今の案件一覧の項目 | 案件番号・取引先・担当者・回答期限など | 画面の欄が、今の運用と合わなくなる |
| 回答期限の決まり | 受付から3営業日以内、など | 期限の色分けが付けられない |
メールの取り込みは、アドレスの種類によってできる方法が変わります。お使いのメールの種類（Microsoft 365、Google Workspace、レンタルサーバーなど）を、最初にお知らせください。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 届いた依頼を一覧にして、期限と担当を管理する | 作れる（小さな範囲なら1ヶ月前後が目安） |
| 本文から数量・納期・図面番号を読み取って下書きにする | 作れる。ただし人が確かめる前提で、取引先ごとに精度が違う |
| 同じ取引先・同じ図面番号の過去案件を並べて見せる | 過去の一覧をいただければ作れる |
| 図面から寸法を拾って、金額の下書きまで出す | 見本より簡易になる。単価表が要り、読み取りは完璧ではない |
| 見積書を、確認なしで取引先へ自動返信する | 作らない（読み間違いがそのまま相手に届くため） |
今使っている基幹システムの中身を書き換えることもしません。受け付けた案件は、一覧として画面で見られるようにし、必要ならCSVで出して、基幹へは人が取り込む形になります。
進め方と費用の目安
最初に、実際の依頼メールと図面を数件、今の案件一覧（Excelの写真でも構いません）を、メールで送っていただきます。LAIが見本のデータで動く画面を作り、リンクをお送りします。ここまでは無料で、触ってから進めるかを決められます。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 今使っているメールソフトのまま使えますか？
- 使えます。見積依頼を受ける専用のアドレスを決め、そこに届いたものを取り込みます。普段のメールの使い方は変えなくて構いません。ただし、メールの種類によって取り込める方法が変わるため、最初に種類をお知らせください。
- 図面が複数枚ついた依頼でも整理できますか？
- 1件の依頼に複数の図面をひもづけて表示できます。ただし、1通のメールに別々の依頼が混ざっている場合は、読み分けを間違えることがあるため、人が確かめる欄を残します。
- メールや図面をAIに送って大丈夫ですか？
- 送ったデータが学習に使われない契約のAIを使います。どのメールのどの部分をどこへ送るかは、作る前にお伝えします。取引先の名前を送りたくない場合は、送る範囲を絞る方法も相談できます。
- 古い図面と新しい改訂版の見分けは付きますか？
- 図面番号と改訂記号が図枠から読み取れるときは、同じ図面番号の案件を並べて、改訂の違いを見つけやすくできます。ただし改訂記号の読み落としは起こりうるため、最終的には人が確認する前提です。