「基幹に聞きたいのに、聞けない」は、なぜ起きるか
基幹システムの画面は、決まった帳票や検索条件で見るように作られています。聞きたいことが決まった形に当てはまれば便利ですが、少し外れると途端に難しくなります。
- 条件を3つ組み合わせたい（得意先×期間×品目）が、画面では2つまでしか絞れない
- 数字は出るが、前月との比較や上位順は、CSVを出してExcelで作る必要がある
- 詳しい担当者に頼むと、その人の時間を取り、答えが翌日になる
- SQLなどを知っている人しか、基幹のデータを自由に取り出せない
質問のたびにCSVを出してExcelで加工している会社では、質問の数だけ、担当者の時間が消えています。
日本語で質問できる画面で、何が変わるか
質問を日本語で入力すると、AIがその意味を読み取り、基幹のデータを調べる決まった形の命令に直して、結果を表で返します。
- 「先月、〇〇商事に出荷した品目を、数量の多い順に」と入力する
- AIが、どのデータのどの条件で調べるかを決める
- 結果の表が出る。あわせて、どんな条件で調べたかも画面に出る
- 表をExcelに書き出したり、条件を直して聞き直したりできる
大切なのは、答えと一緒に「どう調べたか」を見せることです。条件が合っているかを人が確かめられないと、間違った答えを信じてしまうためです。
正直な限界：答えは、間違うことがあります
| 起こりうること | 対策 |
|---|---|
| 質問の意味の取り違え（期間・条件・単位） | 調べた条件を、答えと並べて必ず表示する |
| 社内の言い回しが通じない（「あの件」「いつものところ」） | 社内用語の読み替え表を、作る段階で一緒に作る |
| データの名前が似ていて、別の項目を使う | 使ってよい項目を、先に決めて絞る |
| データの量が多く、答えが遅い、または途中で止まる | 調べる範囲（期間や件数）に上限を付ける |
よくある質問の型（「得意先別の出荷」「品目別の在庫」など）が決まっているなら、質問の自由度を絞って、決まった型の中でだけ答える作りにすると、間違いは減ります。自由度と正確さは、引き換えの関係にあります。
安全のための3つの決まり
基幹のデータに触れる仕組みなので、次の3つは作る前に決めます。
- 読み取り専用にする：データを書き換える、消す、登録する機能は作らない。基幹には、読むための専用の権限だけを渡す
- 見てよい人だけが見られるようにする：ログインする人ごとに、見られる得意先や部門を絞る。基幹側の権限と同じ範囲に合わせる（権限の持ち方によっては、一部は作れない）
- AIに送るデータを決める：質問の文と、調べるためのデータの名前や型の情報を送る。データの中身（金額や得意先名の行）をそのまま送るかは、作る前に決めて、お伝えする。送ったデータが学習に使われない契約のAIを使う
3つ目は、会社の方針で決まる部分です。データの中身をAIに送りたくない場合は、AIには質問の意味だけを読ませ、集計は社内で行う形にできます。その場合、質問の自由度は下がります。
作るために必要な情報、できること・難しいこと
| 必要なもの | 例 |
|---|---|
| 読み取り用の接続情報 | 基幹のデータベースへ、読むだけの権限で入るアカウント（作る段階でお知らせする方法でいただく） |
| データの一覧と意味 | テーブルや項目の一覧、項目の説明（なければ一緒に整理する） |
| よくある質問 | 実際に社内で聞かれる質問を、10〜20個 |
| 社内用語と数え方の決まり | 「先月」の区切り、返品の扱い、略称など |
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 決まった範囲のデータへの質問と、表での回答 | データの質と範囲しだい（データ次第で、見本ほどは作れないことがある） |
| 回答に使った条件の表示、Excelへの書き出し | 作れる |
| ログインした人ごとの見える範囲の制限 | 基幹側の権限の持ち方による |
| データの書き換え・登録・削除 | 作らない（読むだけ） |
| どんな質問にも正しく答える | 約束できない |
進め方と費用の目安
最初に、実際に聞かれる質問を10個ほどと、基幹の種類や、データを取り出せる形（CSVか、データベースへの接続か）を、メールで送っていただきます。そのうえで、読み取り専用で作れるか、どこまでの質問に答えられそうかを、先にお伝えします。
進める場合の開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。作り終えたら、このツールの保守（1本月1万円）だけになります。初期費用は0円で、サーバーやAIの利用料は実費です（質問の回数が多いと、AIの利用料も増えます）。止めるときは、前月20日までにメールでお知らせください。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- 基幹システムのデータを、勝手に書き換えられることはありませんか？
- ありません。書き換える機能は作りません。基幹のデータベースには、読むだけの権限のアカウントだけを使うため、仕組みの面からも書き込めない形にします。
- AIの答えが正しいかどうかは、どう確かめればよいですか？
- 答えと一緒に、調べた条件（期間・絞り込み・使った項目）が画面に出ます。その条件が意図と合っているかを、人が確かめてください。重要な数字は、基幹の画面の合計と一度照らすことをおすすめします。
- 社内の人全員が、全部のデータを見られてしまいませんか？
- ログインする人ごとに、見える範囲を絞る作りにできます。ただし、基幹側の権限の持ち方によっては、細かい制限が難しい場合があります。作る前に、今の権限の決まりをうかがって、できる範囲をお伝えします。
- CSVしか出せない基幹システムでも使えますか？
- 使えます。ただし、データベースに直接つなぐ形より、最新の状態を見にくくなります（CSVを出し直したときに更新される形になります）。
- 質問の回数が増えると、費用は上がりますか？
- AIの利用料は実費のため、質問の回数に応じて増えます。目安は、作る段階で、試した質問の回数からお伝えします。