Accessが限界に近づいているサイン
Accessは小さな業務システムを手早く作れる道具で、長く使えているのは良いことです。ただ、次のような症状が重なってきたら、作り直しを考える時期です。
- ファイルが大きくなり、開くのや検索に時間がかかる
- 数人が同時に使うと、動作が遅くなる・エラーが出る・データが壊れる
- 社外や自宅、現場のタブレットから使いたいが、使えない
- OfficeやWindowsを更新すると、動かなくなる機能が出る
- フォームやクエリを作った人が異動・退職し、誰も直せない
どれか1つだけなら、ファイルを整理する、バックアップを増やすといった手当てで済むこともあります。複数が重なり、しかも止まると仕事が止まる場合は、早めに引き継ぎ先を作っておくほうが安全です。
ブラウザの画面にすると何が変わるか
作り直したツールは、パソコンにAccessを入れなくても、ブラウザから開けます。データは1か所に置くので、同じ画面を何人でも同時に使えます。
- 事務所のパソコンでも、現場のタブレットでも同じ画面を使える
- 同時に何人が開いても、ファイルが壊れる心配がない
- 作った人がいなくても、直しや止まったときの復旧は保守として引き受ける
- いまの帳票や一覧は、見た目をできるだけ今のまま再現できる
一方で、Accessは「画面・計算・印刷」が1つのファイルに入っているため、作り直しでは中身を1つずつ洗い出す作業が必要になります。ここが、見た目より手間のかかるところです。
作り直す前に集めておくもの
Accessのファイル自体をいただけると話が早いのですが、なくても始められます。次の4つが分かれば、作れる範囲をお伝えできます。
- いまの画面（フォーム）のスクリーンショット。入力に使うもの、検索に使うもの
- 毎月・毎週出している帳票や一覧の見本（過去の印刷物でも可）
- テーブルの数と、おおよその件数（「受注が5万件ほど」程度で十分です）
- 「これがないと困る」機能。たとえば、締め処理や、他のExcelへの書き出し
ここで大切なのは、全部を作り直そうとしないことです。使われていないフォームやクエリは、長年のうちに増えていることがよくあります。使っている画面だけを数えると、作る量は半分以下になることが多いです。
できること・難しいこと
| 内容 | 目安 |
|---|---|
| 入力画面・検索・一覧・帳票の出力 | 作り直せる（小さなものは1ヶ月前後） |
| 過去のデータの移行 | 作れる。ただし、表記ゆれ・空欄・重複の整理に時間がかかる |
| VBA（マクロ）で自動化している処理 | 処理の中身を洗い出してから、範囲を決める |
| 他のシステムと自動でつながっているもの | つなぎ先の仕様を調べてから決める |
| Accessの画面と全く同じ操作感・同じ見た目 | 完全には再現できない。使いやすさを優先して整える |
進め方と費用の目安
まず、画面のスクリーンショットと帳票の見本、おおよその件数をメールで送ってください。ここまでは無料で、作れる範囲と進め方をお返しします。
進めるときは、一番よく使う画面から作り、現場で使いながら足していきます。いまのAccessは、新しいツールで問題がないと確かめられるまで、そのまま動かしておきます。切り替えが失敗しても、元に戻れる形にするためです。
開発プランは月10万円（税抜）で、作っている間だけ、1ヶ月ごとの更新です。サーバーやAIの利用料は実費がかかります。作り終えたあとは、ツール1本あたり月1万円の保守だけになります。小さなツールなら、1ヶ月前後が目安です。
まずは、作りたいイメージをメールで。
文章でも、手書きのメモでも、今使っているExcelの写真でも構いません。動く画面のプレビューを、契約前に無料でお届けします。
よくあるご質問
- Accessのファイルがなくても相談できますか？
- できます。画面のスクリーンショット、帳票の見本、データのおおよその件数があれば、作れる範囲をお伝えできます。ファイルをいただけると、より正確に見積もれます。
- 過去のデータは全部移せますか？
- 基本的には移せます。ただし、表記ゆれや空欄、重複があると、そのままでは使いにくいため、整理する作業が入ります。最初に一部を出して試し、整理にどのくらいかかるかを先にお伝えします。
- 切り替えの間、仕事は止まりますか？
- 止めない進め方にします。新しいツールで問題がないと確かめられるまで、いまのAccessはそのまま動かしておき、並べて使って結果を見比べてから切り替えます。
- 社内の人が使い慣れた画面は変わってしまいますか？
- 項目の並びや帳票の形は、できるだけ今のものに合わせます。ただし、Accessと全く同じ操作感にはならないため、使いやすさを優先して整える部分は、事前にお見せして確認します。
- VBAで組んだ処理は引き継げますか？
- 処理の目的と結果が分かれば、同じ結果を出す形で作り直せます。コードを読み解くところから始める場合は、時間がかかることがあるため、最初に範囲を決めてから進めます。